Sapaan Awal
Hello Sobat Teknohits! Kali ini kita akan membahas tentang profesi yang cukup penting di dunia kerja, yaitu sekretaris atau biasa disebut sebagai secretary.
Definisi Secretary
Secara umum, secretary adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam mengatur jadwal, menangani surat-menyurat, serta membantu tugas-tugas administratif lainnya dalam sebuah organisasi.
Peran dan Tanggung Jawab Secretary
Secara spesifik, peran dan tanggung jawab seorang secretary dapat berbeda-beda tergantung dari jenis organisasi atau perusahaan yang mereka kerjakan. Namun, secara umum, tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang secretary adalah:
- Mengatur dan memastikan jadwal pertemuan dan janji temu
- Mengelola surat-menyurat dan dokumen-dokumen penting
- Mengawasi dan mengkoordinasikan pekerjaan staf administratif lainnya
- Menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen penting
- Menerima tamu atau pengunjung yang datang ke kantor
- Menangani panggilan telepon dan email
- Menyusun laporan-laporan keuangan atau administratif
Kompetensi dan Keterampilan Secretary
Untuk bisa menjadi seorang secretary yang profesional dan handal, seseorang harus memiliki beberapa kompetensi dan keterampilan yang diperlukan, seperti:
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik
- Kemampuan mengatur waktu dan menyelesaikan tugas dalam waktu yang tepat
- Kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan teliti
- Kemampuan dalam penggunaan perangkat lunak komputer, seperti Microsoft Office
- Kemampuan dalam bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya
- Kemampuan dalam mengelola stres dan bekerja di bawah tekanan
- Kemampuan dalam menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen penting
Pendidikan dan Pelatihan Secretary
Untuk bisa menjadi seorang secretary yang professional, biasanya diperlukan pendidikan dan pelatihan khusus dalam bidang administrasi dan manajemen. Beberapa institusi yang menyediakan program pendidikan dan pelatihan untuk menjadi seorang secretary adalah:
- Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA)
- Institut Manajemen Indonesia (IMI)
- Akademi Sekretari Bina Nusantara (ASBIN)
- Politeknik Negeri Jakarta (PNJ)
Jenis-jenis Secretary
Terdapat beberapa jenis-jenis secretary yang biasanya ditemukan dalam organisasi atau perusahaan, antara lain:
- Executive Secretary, bertanggung jawab untuk membantu pekerjaan seorang eksekutif atau manajer
- Legal Secretary, bertanggung jawab untuk membantu pekerjaan seorang pengacara atau kantor hukum
- Medical Secretary, bertanggung jawab untuk membantu pekerjaan di bidang medis atau kesehatan
- Administrative Secretary, bertanggung jawab untuk membantu tugas-tugas administratif umum di sebuah organisasi
Peluang Karir Secretary
Profesi sebagai secretary memang sangat penting dalam dunia kerja. Oleh karena itu, peluang karir seorang secretary juga cukup menjanjikan. Beberapa karir yang bisa diambil oleh seorang secretary antara lain:
- Executive Assistant
- Office Manager
- Human Resources Coordinator
- Legal Assistant
- Medical Assistant
Kesimpulan
Dalam dunia kerja, peran seorang secretary memang sangat penting. Mereka bertanggung jawab dalam mengatur jadwal, menangani surat-menyurat, serta membantu tugas-tugas administratif lainnya dalam sebuah organisasi. Untuk bisa menjadi seorang secretary yang handal, dibutuhkan beberapa kompetensi dan keterampilan yang diperlukan, serta pendidikan dan pelatihan khusus dalam bidang administrasi dan manajemen. Peluang karir seorang secretary juga cukup menjanjikan.
