Halo Sobat Teknohits!
Pernahkah kamu merasa kesulitan saat harus mengirimkan email atau surat dalam jumlah yang banyak? Jika iya, kamu perlu mempelajari mail merge. Mail merge adalah sebuah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan kita mengirimkan email atau surat secara massal dengan mudah. Yuk, simak langkah-langkah mail merge yang mudah untuk dipahami berikut ini!
Menyiapkan Data Excel
Langkah pertama dalam mail merge adalah menyiapkan data di Excel. Data tersebut bisa berupa nama, alamat, nomor telepon, dan lain-lain. Pastikan data yang kamu siapkan sudah terstruktur dan teratur. Jika kamu belum memiliki data, kamu bisa membuatnya dengan mengetikkan data tersebut di Excel.
Membuat Surat atau Email
Setelah data siap, langkah berikutnya adalah membuat surat atau email yang akan dikirimkan. Kamu bisa membuat surat atau email menggunakan Microsoft Word. Pastikan surat atau email yang kamu buat memiliki format yang rapi dan mudah dibaca.
Menghubungkan Data Excel dengan Surat atau Email
Setelah surat atau email selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menghubungkan data Excel dengan surat atau email. Caranya, klik tab Mailings di Microsoft Word, lalu pilih Start Mail Merge dan pilih Letters atau Email Messages. Setelah itu, pilih Select Recipients, lalu pilih Use an Existing List dan cari file Excel yang sudah kamu siapkan sebelumnya.
Mengatur Isi Surat atau Email
Setelah menghubungkan data Excel dengan surat atau email, langkah berikutnya adalah mengatur isi surat atau email. Kamu bisa menambahkan variabel seperti nama atau alamat yang akan diambil dari data Excel. Caranya, klik Insert Merge Field dan pilih variabel yang ingin ditambahkan.
Menyelesaikan Mail Merge
Setelah mengatur isi surat atau email, langkah terakhir adalah menyelesaikan mail merge. Caranya, klik Finish & Merge dan pilih Send Email Messages atau Print Documents. Jika kamu memilih Send Email Messages, pastikan kamu sudah mengatur email account terlebih dahulu.
Menambahkan Pesan Personal
Salah satu keuntungan dari mail merge adalah kita bisa menambahkan pesan personal untuk setiap penerima. Caranya, tambahkan kolom pada data Excel yang berisi pesan personal. Kemudian, tambahkan variabel pesan personal pada surat atau email yang kamu buat.
Menambahkan Lampiran
Jika kamu ingin menambahkan lampiran pada surat atau email, caranya sangat mudah. Klik tab Mailings di Microsoft Word, lalu pilih Insert Merge Field dan pilih Filename. Kamu bisa menambahkan variabel Filename pada surat atau email yang kamu buat.
Mengatur Tampilan Surat atau Email
Agar surat atau email terlihat lebih menarik, kamu bisa mengatur tampilannya. Kamu bisa menambahkan header atau footer, mengganti font, atau menambahkan gambar. Pastikan tampilan surat atau email yang kamu buat sesuai dengan kebutuhan.
Menambahkan Field
Selain variabel yang sudah disediakan, kamu juga bisa menambahkan field pada surat atau email. Field adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan kita menambahkan informasi seperti tanggal atau waktu saat surat atau email dikirimkan.
Menggunakan Add-Ins
Selain menggunakan fitur bawaan di Microsoft Word, kamu juga bisa menggunakan add-ins untuk mail merge. Add-ins seperti Mail Merge Toolkit atau Easy Mail Merge bisa membantu kita mengirimkan email atau surat dalam jumlah yang banyak dengan lebih mudah.
Menyimpan Data Excel dengan Aman
Setelah mail merge selesai, pastikan kamu menyimpan data Excel dengan aman. Data tersebut bisa berisi informasi sensitif seperti nomor telepon atau alamat email. Kamu bisa menyimpan data Excel di folder yang terlindungi atau menggunakan password untuk mengamankan file tersebut.
Mengirimkan Email atau Surat Ulang
Jika ada kesalahan dalam pengiriman email atau surat, kamu bisa mengirimkan email atau surat ulang dengan mudah. Caranya, buka kembali file Word yang kamu gunakan untuk mail merge, lalu pilih Edit Individual Documents. Kamu bisa memilih data yang ingin diulang pengirimannya atau mengirimkan semua data kembali.
Menggunakan Merge to Email
Selain mengirimkan surat atau email, kamu juga bisa menggunakan merge to email. Fitur ini memungkinkan kita mengirimkan email dari data Excel tanpa harus menggunakan Microsoft Word. Caranya, buka data Excel, klik Mailings, lalu pilih Start Mail Merge dan pilih Email Messages.
Menambahkan Link pada Surat atau Email
Jika kamu ingin menambahkan link pada surat atau email, caranya sangat mudah. Kamu bisa menambahkan link pada teks atau gambar yang sudah kamu tambahkan pada surat atau email. Pastikan link yang kamu tambahkan valid dan relevan dengan konten surat atau email yang kamu buat.
Menggunakan Filter
Jika kamu hanya ingin mengirimkan email atau surat kepada sebagian data saja, kamu bisa menggunakan filter. Caranya, pilih Select Recipients, lalu pilih Edit Recipient List dan pilih Filter. Kamu bisa memilih kriteria filter yang sesuai dengan kebutuhan.
Menggunakan Mail Merge pada Label atau Amplop
Selain surat atau email, kamu juga bisa menggunakan mail merge pada label atau amplop. Caranya, buka file Word baru, lalu pilih Mailings dan pilih Labels atau Envelopes. Setelah itu, pilih Select Recipients dan pilih Use an Existing List untuk menghubungkan data Excel dengan label atau amplop yang kamu buat.
Menggunakan Mail Merge pada Invoice atau Kwitansi
Jika kamu ingin membuat invoice atau kwitansi dengan mudah, kamu bisa menggunakan mail merge. Caranya, buka file Word baru, lalu pilih Mailings dan pilih Start Mail Merge dan pilih Letters. Setelah itu, pilih Select Recipients dan pilih Use an Existing List untuk menghubungkan data Excel dengan invoice atau kwitansi yang kamu buat.
Menggunakan Mail Merge pada Formulir
Jika kamu ingin membuat formulir dengan mudah, kamu bisa menggunakan mail merge. Caranya, buka file Word baru, lalu pilih Mailings dan pilih Start Mail Merge dan pilih Form Letters. Setelah itu, pilih Select Recipients dan pilih Use an Existing List untuk menghubungkan data Excel dengan formulir yang kamu buat.
Menyimpan Surat atau Email sebagai PDF
Jika kamu ingin menyimpan surat atau email sebagai PDF, caranya sangat mudah. Setelah mail merge selesai, klik File, lalu pilih Save As dan pilih PDF. Kamu bisa menyimpan surat atau email sebagai PDF untuk dijadikan arsip atau untuk disimpan di perangkat lain.
Kesimpulan
Mail merge adalah fitur di Microsoft Word yang sangat berguna untuk mengirimkan email atau surat dalam jumlah yang banyak. Dengan mengikuti langkah-langkah mail merge yang mudah untuk dipahami, kamu akan bisa mengirimkan email atau surat dengan lebih efisien dan efektif. Selamat mencoba dan sampai jumpa kembali di artikel menarik lainnya!
