Hello Sobat Teknohits! Kali ini kita akan membahas tentang unsur-unsur yang terdapat pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang biasa digunakan dalam lingkungan kantor atau instansi pemerintah. Surat dinas memiliki ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi agar surat tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti tertulis. Berikut adalah beberapa unsur pada surat dinas yang harus Anda ketahui:
1. Kop Surat
Kop surat adalah salah satu unsur penting pada surat dinas. Kop surat biasanya terdapat pada bagian atas surat dan berisi informasi tentang nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo. Penggunaan kop surat pada surat dinas bertujuan untuk memperlihatkan identitas dari instansi atau perusahaan tersebut.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang diberikan pada surat dinas sebagai tanda pengenal surat tersebut. Nomor surat harus unik dan tidak boleh sama dengan nomor surat yang telah diberikan sebelumnya. Nomor surat biasanya terdapat pada bagian atas surat dinas, di bawah kop surat.
3. Lampiran
Lampiran adalah bagian dari surat dinas yang berisi informasi tambahan yang relevan dengan isi dari surat dinas tersebut. Lampiran biasanya berupa dokumen atau data-data yang diperlukan untuk mendukung isi surat dinas.
4. Hal
Hal adalah bagian dari surat dinas yang berisi tentang pokok-pokok pembahasan dari isi surat dinas tersebut. Hal biasanya terdapat pada bagian atas surat dinas, di bawah nomor surat.
5. Tanggal
Tanggal adalah tanggal pembuatan surat dinas tersebut. Tanggal biasanya terdapat pada bagian atas surat dinas, di bawah hal. Tanggal pada surat dinas harus diisi dengan benar dan tidak boleh ada kesalahan.
6. Pengirim
Pengirim adalah bagian dari surat dinas yang berisi tentang informasi siapa yang mengirim surat dinas tersebut. Pengirim biasanya terdapat pada bagian bawah surat dinas, setelah isi surat dinas.
7. Penerima
Penerima adalah bagian dari surat dinas yang berisi tentang informasi siapa yang akan menerima surat dinas tersebut. Penerima biasanya terdapat pada bagian bawah surat dinas, di bawah pengirim.
8. Salinan
Salinan adalah bagian dari surat dinas yang berisi tentang informasi siapa saja yang mendapatkan salinan dari surat dinas tersebut. Salinan biasanya terdapat pada bagian bawah surat dinas, di bawah penerima.
9. Isi Surat
Isi surat adalah bagian dari surat dinas yang berisi tentang pokok-pokok pembahasan dari surat dinas tersebut. Isi surat harus diisi dengan lengkap dan jelas sehingga dapat dimengerti oleh penerima surat.
10. Paragraf
Paragraf adalah bagian dari isi surat yang terdiri dari beberapa kalimat yang saling berkaitan. Paragraf bertujuan untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi surat.
11. Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka adalah kalimat pertama yang terdapat pada isi surat. Kalimat pembuka biasanya digunakan untuk memperkenalkan pembahasan surat dan membuka pembicaraan.
12. Kalimat Penutup
Kalimat penutup adalah kalimat terakhir yang terdapat pada isi surat. Kalimat penutup biasanya digunakan untuk memberikan kesimpulan atau rangkuman dari isi surat dan mengakhiri pembicaraan.
13. Tanda Tangan
Tanda tangan adalah tanda pengesahan yang diberikan oleh pengirim surat dinas. Tanda tangan harus dilakukan oleh pengirim surat dinas secara langsung pada surat dinas yang dikirimkan.
14. Cap Instansi
Cap instansi adalah cap yang diberikan oleh instansi atau perusahaan pada surat dinas yang dikirimkan. Cap instansi biasanya terdapat pada bagian bawah surat dinas, di bawah tanda tangan.
15. Sistem Penomoran
Sistem penomoran adalah cara penggunaan nomor surat dinas yang harus dilakukan dengan benar dan sesuai aturan yang berlaku pada instansi atau perusahaan tersebut.
16. Penggunaan Bahasa
Penggunaan bahasa pada surat dinas harus dilakukan dengan bahasa yang baik dan benar. Penggunaan bahasa yang baik dan benar bertujuan untuk memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat tersebut.
17. Format Surat
Format surat adalah tata cara penulisan surat dinas yang harus dipenuhi dengan benar dan sesuai aturan yang berlaku pada instansi atau perusahaan tersebut.
18. Penggunaan Tabel atau Grafik
Penggunaan tabel atau grafik pada surat dinas dapat memperjelas isi surat dan memudahkan penerima surat dalam memahami informasi yang diinginkan.
19. Kemasan Surat
Kemasan surat adalah bagian dari surat dinas yang berisi tentang cara pengiriman surat dinas tersebut. Kemasan surat harus dipenuhi dengan benar dan sesuai aturan yang berlaku pada instansi atau perusahaan tersebut.
20. Kesesuaian dengan Undang-Undang
Surat dinas harus dipenuhi dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam Undang-Undang yang berlaku. Hal ini bertujuan agar surat dinas tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti tertulis.
Kesimpulan
Nah, itulah beberapa unsur pada surat dinas yang harus Sobat Teknohits ketahui. Penggunaan unsur pada surat dinas yang tepat dapat memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat tersebut. Jangan lupa untuk selalu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam instansi atau perusahaan pada saat membuat surat dinas. Terima kasih sudah membaca dan sampai jumpa kembali di artikel menarik lainnya!
